سیستم مکاتبات داخلی

فرایندهای اداری را به صورت مکانیزه و خودکار پیاده سازی کنید

پیشرفت تکنولوژی و حرکت دنیای نرم‌افزار و برنامه ‌نویسی در این راستا و در نتیجه‌ی آن پیاده سازی و بهره گیری از این پیشرفت‌ها در سازمان‌های اداری به همراه شبیه سازی‌های انجام شده در محیط نرم‌افزاری، سیستم های هزینه‌بر و زمان‌بر مکاتبات داخلی پیشین را جایگزین اتوماسیون و فرآیند‌های نوین کامپیوتری نموده است؛

با توجه به گستردگی فعالیت ‌های اداری و سازمانی و وظایف حوزه مدریت سرمایه های انسانی، به سیستم و نرم‌افزاری نیاز است که کلیه عملکرد‌های سرمایه‌های انسانی و وظایف را به صورت کامل و یکپارچه با سایر بخش‌های اطلاعاتی پوشش دهد، به این منظور سیستم اتوماسیون فراگیر امین سیستم با اشراف بر پیچیدگی‌های استقراری و انطباقی اتوماسیون با انواع کسب و کار‌های مختلف و نیز با علم بر اصول مکاتبات و مراودات اداری اقدام به عرضه خدمات نموده است.

نرم افزار مکاتبات داخلی نرم افزاری است که به عنوان سیستم اصلی پیام رسانی در یک تیم یا سازمان عمل می کند. این به کاربران کمک می کند تا اطلاعات و پرونده ها را به اشتراک بگذارند و از طریق کانال های خصوصی و گروهی با اعضای تیم در ارتباط باشند.

علاوه بر چت، ابزارهای ارتباطات داخلی معمولاً از تماس های صوتی و تصویری پشتیبانی می کنند. برخی از ابزارهای ارتباطات داخلی همچنین امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش را فراهم می کنند و به کاربران امکان می دهد اطلاعات را در جلسات ارائه دهند یا مشکلات را به صورت گروهی حل کنند.

این سیستم با داشتن هماهنگی و یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی نظیر مالی و … و پیروی از سلسله مراتب اداری با قابلیت انطباق با حوزه ‌های مختلف فعالیتی و الگوریتم‌های متنوع، انعطاف‌پذیری بالایی را از خود در بحث پیکربندی راهکار نشان می‌دهد و ضمن همگام شدن با سیاست‌های سازمان، رضایت خاطر کارکنان را فراهمم می‌آورد.

نرم افزار مکاتبات داخلی

ویژگی های نرم افزار مکاتبات داخلی آمیسا

  • امکان پیاده‌سازی هرنوع معماری خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف
  • امکان جداسازی پیش نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان
  • امکان اجرای نرم‌افزار دیدگاه در مرورگرهای Safari، Chrome، Firefox و IE
  • امکان تعریف محدوده دسترسی برای Admin سیستم (Local Admin)
  • امكان جلوگیری از ثبت نامه دريافتی در دبيرخانه‌های غيرمرتبط
  • امکان تعریف دفتر انديکاتور به صورت نامحدود
  • امکان ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگليسی)

کاربرد نرم افزار مکاتبات داخلی در مشاغل گوناگون

چیزی که یک تیم ۲۰ نفره در یک نرم افزار مکاتبات داخلی به آن نیاز دارد بسیار متفاوت تر از آن چیزی است که یک شرکت ۵۰۰۰ نفره به آن نیاز دارد قبل از انتخاب  یک ابزار، مهم است که نیازهای کسب و کار خود را بشناسید و مشخص کنید که چه نوع خریداری هستید.

خریداران نرم افزار مکاتبات داخلی معمولا در یکی از سه دسته زیر قرار می گیرد:

مشاغل کوچک با حداکثر ۵۰ نفر:

چنین مشاغلی معمولا برای انجام کارهای اساسی مانند چت و اشتراک گذاری اطلاعات و فایلها، به یک نرم افزار مکاتبات داخلی نیاز دارند، یک ابزار مبتنی برابر با حداقل ویژگی ها معمولا بیشتر مناسب این مشاغل می باشد.

مشاغل متوسط با ۵۰ تا ۱۰۰۰ نفر:

چنین مشاغلی معمولا دارای چندین تیم (احتمالا در چندین مکان) هستند و به یک نرم افزار مکاتبات داخلی نیاز دارند که برای نیازهای فردی و گروهی مناسب می باشد، این مشاغل علاوه بر به اشتراک گذاری اطلاعات و پرونده ها باید جلسات و ارائه ها را به صورت دیجیتالی انجام دهند، بنابراین خریداران باید ابزارهای نسبتا پیشرفته ای با ویژگی هایی مانند به اشتراک گذاری صفحه و جلسات دیجیتالی را کشف کنند.

مشاغل بزرگ با بیش از ۱۰۰۰ نفر:

چنین مشاغلی دارای چندین تیم (معمولا در چندین مکان) هستند. با این حال، نرم افزارهای مکاتبات داخلی آنها علاوه بر اشتراک گذاری اطلاعات و پرونده ها شامل حل مسائل و رسیدگی به شکایت می باشد.
بنابراین، آنها باید نرم افزارهایی با ویژگی هایی پیدا کنند که امکان راه اندازی نرم افزار، رفع مشکلات از راه دور زا داشته باشد.

مزایای نرم افزار مکاتبات داخلی

نرم افزار ارتباطات داخلی به اعضای تیم شما کمک می کند تا به طور موثری با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. مزایای آن عبارتند از:

افزایش بهره وری: این ابزارها باعث صرفه جویی در زمان می شوند که در غیر این صورت برای رفت و برگشت در مسیرهای ایمیل یا ایجاد جلسات صرف می شد.

کاهش خطاهای ارتباطی: این ابزارها همچنین به شما اطمینان می دهند که همه اعضای تیم در یک صفحه هستند، آنها می دانند چه اتفاقی می افتد، چه کاری باید انجام دهند و هم تیمی های آنها در هر پروژه کجا هستند. این امر امکان ایجاد شکاف های ارتباطی و سوء تفاهم و همچنین درگیری های احتمالی روزانه بین اعضای تیم را کاهش می دهد.

افزایش انعطاف پذیری در محل کار: با استفاده از ابزار ارتباطات داخلی، اعضای تیم دیگر نیازی به حضور در دفتر ندارند تا با هم تیمی های خود ارتباط داشته باشند. این کار برای آنها راحت تر است که از خانه یا مکان های دیگر کار کنند، و همچنین هنگام سفر به محل کار با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

سیستم مکاتبات داخلی

خدمات سازمان یافته و مستمر در جهت جذب و جلب رضایت مشتریان

جهت اطلاعات بیشتر با مشاوران ما تماس بگیرید

۰۲۱۵۸۹۳۱

فرم درخواست دمو نرم افزار مکاتبات داخلی آمیسا


    نکات کلیدی هنگام خرید نرم افزار مکاتبات داخلی

    انتخاب بین چندین ابزار ارتباطات داخلی می تواند یک تجربه فوق العاده باشد. با این حال، با در نظر گرفتن موارد زیر، انتخاب یکی از آنها آسان تر می شود:

    ارتباطات داخلی را با مدیریت پروژه اشتباه نگیرید: در حالی که ویژگی هایی مانند برچسب گذاری و به اشتراک گذاری فایل ها هم در ابزارهای مدیریت پروژه و هم در ابزارهای ارتباط داخلی وجود دارد، این دو با یکدیگر بسیار متفاوت هستند. ابزارهای مدیریت پروژه به سازماندهی کار کمک می کند در حالی که نرم افزارهای مکاتبات داخلی به اعضای تیم در برقراری ارتباط کمک می کند. مطمئن شوید که چگونه می خواهید از ابزار استفاده کنید و ویژگی ها را متناسب با آن ارزیابی کنید.

    نرم افزار مکاتبات داخلی آمیسا: این نرم افزار طوری طراحی شده اند که تیم ها را قادر می سازد بدون توجه به مکان آنها بر روی اهداف یا اهداف مشترک کار کرده و ایده ها را به اشتراک بگذارند. به طور معمول، این ابزارها همچنین ویژگی هایی مانند کانال ها (اتاق چت برای اعضای تیم) و پیام خصوصی را ارائه می دهند و می توانند برای ارتباطات داخلی استفاده شوند.

    ابزاری را پیدا کنید که مکمل اکوسیستم دیجیتالی موجود شما باشد: اگر از قبل Microsoft Office 365 یا Google Suite را در اختیار دارید، می توانید ابزارهای ارتباطی داخلی ارائه شده در این مجموعه ها را بررسی کنید (مایکروسافت Teams و Yammer ، و Google Hangouts and Meet را ارائه می دهد).

    اگر نمی خواهید از یکی از این ابزارها استفاده کنید، مطمئن شوید که ابزار انتخاب شده شما در اکوسیستم دیجیتالی موجود شما به طور روان کار می کند و تیم شما مجبور نیست از راه خود برای استفاده از آن خارج شود.