سیستم اتوماسیون اداری office automation

اتوماسیون اداری یا office automation

اتوماسیون اداری به نرم افزار های کامپیوتری اطلاق میشود. که برای ایجاد ,جمع آوری, ذخیره, دستکاری انتقال اطلاعات اداری و مورد نیاز برای انجام کار های اساسی به صورت دیجیتال استفاده می شود. شرکت امین سیستم  آرمان یکی از شرکت های برتر تولید نرم افزار اتوماسیون اداری با نام آمیسا میباشد.

اتوماسیون اداری با بکارگیری فناوری های روز دنیا، می تواند باعث بهیود فرایندهای، سرعت بخشی به این فرایندها و افزایش سطح دقت این امور شود. اتوماسیون اداری به مدیران کمک میکند تا با تسریع فرایندهای موجود، مجموعه گسترداه ای از وظایف را به صورت خودکار انجام دهند.

اتوماسیون اداری به مفهوم استفاده از تکنولوژی و نرم افزارهای کامپیوتری برای انجام فرآیند‌های مختلف در یک سازمان اطلاق می‌شود. در واقع، با فراهم آوری نرم افزارهای اداری مناسب، فرآیند‌های مختلفی شامل مدیریت سند، پست الکترونیکی، تقویم، برنامه ریزی، ثبت وقایع، مدیریت پروژه، نمایشگر مشتریان، ایجاد پایگاه داده و غیره به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسان، انجام شده و امکان رصد و کنترل آن بسیار ساده تهیه می‌شود.

این رویکرد به صورت گسترده در بسیاری از سازمان‌های اداری و شرکت‌ها استفاده می‌شود و در بسیاری از موارد می‌تواند زمان و هزینه‌های زیادی را برای سازمان‌ها و شرکت‌ها صرفه‌جویی کند. همچنین، با کاهش خطای انسانی در اهداف محور پردازش داده‌ها و تسهیل فرآیند‌های داخلی، بهبودی و بهینه‌سازی سیستم مدیریت سازمانی ایجاد می‌شود، که در نهایت به بهبود کیفیت خدمات و بهبود رضایتمندی مشتریان و کسب و کار سازمان کمک می‌کند.

اتوماسیون مالی اداری چیست؟

اتوماسیون مالی اداری یا به اصطلاح FMA، یک رویکرد کارآمد در مدیریت مالی و حسابداری می‌باشد که با استفاده از سیستم‌های شبکه‌ای و نرم‌افزارهای متنوع، فرآیندهای مالی اداری را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسان، انجام می‌دهد. در واقع، FMA با اتصال به بانک‌ها، دفاتر پستی، بورس‌ها، معامله‌گران و شرکت‌های بیمه، تمامی اطلاعات مالی مربوط به یک سازمان را به خود جذب می‌کند و آن‌ها را با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند، تحلیل و پردازش می‌کند تا در نتیجه فرآیند تصمیم‌گیری و مدیریت مالی بیشترین کارآمدی و سرعت را داشته باشد.

مزایای اتوماسیون مالی اداری شامل بهبود دقت و کاهش خطاها، کاهش زمان و هزینه، افزایش سرعت اطلاعات و بهبود امنیت در پردازش و مدیریت اطلاعات مالی است. از دیگر مزایا می‌توان به افزایش شفافیت در مدیریت مالی و کاهش هزینه‌های مرتبط با انجام کارهای تکراری و پیچیده اشاره کرد. با استفاده از اتوماسیون مالی اداری، سازمان‌ها به راحتی امکان سنجش عملکرد و برنامه‌ریزی کنترل هزینه‌ها را دارا می‌باشند.

در زیر به برخی از وظایف و مزایای اتوماسیون اداری اشاره میکنیم:

۱-مدیریت پروژه

اتوماسیون اداری برای مدیریت پروژهای گسترده، برنامه های را برای کار ارائه میدهد که مدیران اداری به طور موثرتر و بهینه تر میتوانند پیش بروند. با این روش میتوان کارها را به شکل ترتیبی و به طور دقیق برنامه ریزی کرد تا انها بدون خطا و با دقت بالاتری صورت بگیرند.

۲-پردازش سفارشات

اتوماسیون اداری به کارفرمایان اجازه میدهد تا سفارشات به شکل خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی پردازش شوند. با استفادها از این روش، کارفرمایان میتوانند به راحتی سفارشات خود را پیگری کرده و بدون تاخیر به مشتریان خود خدامت ارائه کنند.

۳-مدیریت ارتباط با مشتری

با سیستم اتوماسیون اداری، مشتریان میتوانند به شکل ساده تر و قابل دسترس تری با شرکت ها و ادارات و…. ارتباط بگیرند و همراه شوند. بدین ترتیب این ادارات و شرکت ها میتوانند قابل دسترس تر باشند و در عین حال به سرعت پاسخ گوی نیازهای مردم و مشتریان باشند.

اتوماسیون اداری، به کمک ابزارهای خودکار مانند نرم افزارهای مدیریت رابطه با مشتریان (CRM) به پاسخگویی به مشتریان کمک می‌کند. با استفاده از این فناوری، سازمان می‌تواند به شکل خودکار کاربران را شناسایی کرده، اطلاعات مرتبط با آن‌ها را ذخیره و بیشتر به نیازهایشان پاسخگو باشد.

۴-پردازش داده

یکی از اصلی‌ترین وظایف اتوماسیون اداری، ثبت و پردازش اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های یک سازمان است. برای مثال، در یک سامانه مدیریت سفارشات، اتوماسیون اداری می‌تواند عملیات ثبت سفارش‌ها، پردازش وضعیت سفارش و اطلاع رسانی به مشتریان را به صورت خودکار انجام دهد.

۵-مدیریت فایل‌ها و سند‌ها

اتوماسیون اداری، به کاربران و مدیران اداری کمک می‌کند تا فایل‌ها و سند‌های خود را به صورت منظم و مرتب مدیریت کنند. با استفاده از این فناوری، فایل‌ها و سند‌ها به صورت الکترونیکی ذخیره و مرتب شده و مستندات مالی و اداری سازمان به طور موثری به دسترسی همه کاربران قرار می‌گیرد.

۶-افزایش دقت و کیفیت کار

اتوماسیون اداری به افراد این اماکن را میدهد که فرایندهای کاری خود را با دقت بیشتری انجام دهند. در نتیجه خطاهای انسانی و فرایندهای زیادی که قبلا به دلیل وابستگی به فرایندهای دستی امکان خطا و نقص در انها وجود داشت کاهش خواهند یافت.

۷-پشتیبانی از تصمیم‌گیری

اتوماسیون اداری با داده‌ها و ابزارهای مناسب به کاربران و مدیران اداری کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتر اقتصادی و مالی انجام دهند. با استفاده از این فناوری، اطلاعات مالی و فرآیندهای گردش مالی به نحوی در دسترس قرار می‌گیرد که بتوان از آن‌ها برای تحلیل و پیش‌بینی هدفمند استفاده کرد.

در نهایت، اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری، تسهیل و بهینه شدن مدیریت اداری و بهبود قابل توجه چرخه کار، کاهش هزینه‌ها و ارتقای سطح کیفی عملکرد سازمان کمک می‌کند و باعث بهبود روند کلی کسب و کار و سازمان دهی مناسب و هدفمند ان میشود.

اتوماسیون اداری به ۴ بخش تقسیم میشود:

۱:انتشارات الکترونیکی (electronic publications)

انتشارات الکترونیکی مجموعه‌ای از روش‌های الکترونیکی برای مدیریت و پردازش اطلاعات در سازمان‌ها است. این فرایند شامل استفاده از نرم‌افزارها، سرویس‌های ابری، ابزارهای مبتنی بر وب و خدمات دیگر می‌شود.

 

۲:ابزار های ارتباط الکترونیکی و همکاری (electronic communication and collaboration tools)

ابزارهای ارتباط الکترونیک و همکاری اتوماسیون اداری شامل مجموعه‌ای از نرم‌افزارها، سامانه‌ها و فناوری‌هایی هستند که جهت بهینه‌سازی فرآیندهای اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ابزارها شامل مواردی از قبیل سامانه‌های مدیریت سند، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، سامانه‌های مدیریت ارتباط با مشتریان، سامانه‌های مدیریت منابع انسانی، نرم‌افزارهای مالی و حسابداری، پلتفرم‌های گروهی، سیستم‌های الکترونیکی فاکتوردهی و پرداخت، سامانه‌های الکترونیکی اطلاع‌رسانی و … است.

۳:پردازش تصویر و ذخیره اسناد( image processing and saving documents)

پردازش تصویر و ذخیره سازی در اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از روش‌ها و فناوری‌های مبتنی بر کامپیوتر اطلاق می‌شود که برای پردازش، ذخیره سازی، جستجو و مدیریت اسناد، تصاویر و فایل‌های مرتبط با سازمان به کار می‌رود. در این فرایند، اسناد و تصاویر با استفاده از ابزارهای پردازش تصویر اسکن و به داده‌های الکترونیکی تبدیل شده، سپس در سیستم‌های ذخیره‌سازی اطلاعات قرار می‌گیرند و با استفاده از ابزارهای مدیریت اسناد و تصاویر جستجو و بهره‌برداری دلخواه از آن‌ها انجام می‌شود. این فناوری‌ها به منظور بهبود فرایندهای اداری از جمله مدیریت پرونده، ارسال پیام، اعلام صلاحیت و مدیریت مالی استفاده می‌شوند. با این روش‌ها، کارایی سازمان بالاتر می‌رود، عملکرد برنامه‌های چندین ساله بهبود می‌یابد و هزینه‌های مرتبط با نگهداری و مدیریت اسناد برای سازمان کاهش می‌یابد.

۴:دفتر مدیریت (management office)

دفتر مدیریت در اتوماسیون اداری به صورت مجازی یا فیزیکی، به عنوان مرکزی برای مدیریت فعالیت‌ها و کنترل کار جریان در سازمان‌ها استفاده می‌شود. در دفتر مدیریت معمولا مدیران و کارمندان محلی برای انجام کارهای اداری و مدیریتی خود دارند و این دفتر به عنوان نقطه تماس با دیگر بخش‌های سازمان به کار می‌رود. در اتوماسیون اداری، دفتر مدیریت با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کار، مدیریت پروژه و داشبوردهای تحلیلی بهبود می‌یابد. این نرم‌افزارها به دسترسی به داده‌های کارمندان، پیگیری وضعیت پروژه‌ها و تحلیل فعالیت‌های سازمان از جمله فعالیت‌های شبکه‌ای پیشرفته دفتر مدیریت را تسهیل می‌کنند و باعث بهبود کارایی و پاسخگویی بهتر سازمان می‌شوند.

مبانی نرم افزار اتوماسیون اداری:

به طور کلی ۳ فعالیت اساسی برای یک سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد:

• ذخیره سازی اطلاعات
• تبادل اطلاعات
• مدیریت اطلاعات

این سه فعالیت اساسی را نرم افراز اتوماسیون اداری آمیسا دارا میباشد.

۱:ذخیره سازی اطلاعات  یا storage information 

اولین سطح در اتوماسیون اداری ذخیره سازی اطلاعات است که معمولأ شامل سوابق اداری و سایر فرم های اسناد داری اولیه است.

۲: تبادل اطلاعات یا exchange information

تبادل اطلاعات نیز نیز همانند ذخیره سازی اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری مهم است.

۳: مدیریت اطلاعات یا management information

سیستم های اتوماسیون اداری اغلب برای دریافت اطلاعات کوتاه مدت و بلند مدت در سطح برنامه های مالی ،هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های کسب و کار استفاده میشود و سیستم مدیریت اطلاعات وظایف و فعالیت های مختلف را در دفتر نظارت کنترل میکند. اکنون بسیاری از سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی از نرم افزار اتوماسیون اداری آمیسا برای بهبود در روند کاری خود استفاده میکنند.