کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری، سیستمی از نمادها که برای اعمال بر مجموعه‌ای از اقلام طبقه‌بندی‌شده طراحی شده‌اند تا یک مرجع دقیق مختصر را ارائه دهند که ورود، تطبیق و تحلیل را تسهیل می‌کند. کدینگ هزینه‌ها سیستمی است که با استفاده از آن کدهایی را به دسته‌ها، زیر دسته‌ها و موارد دیگر اختصاص می‌دهیم تا به سادگی بتوانیم آن‌ها را در سیستم ثبت کنیم و حسابداری را راحت‌تر کنیم.

به این ترتیب جمع بندی داده‌ها و هزینه ساده‌تر انجام می‌شود و با استفاده از آن می‌توان میزان سودآوری را بهتر محاسبه کرد و تصمیم گیری‌های مدیریتی را به نحو احسن روی آن انجام داد. اهمیت کدگذاری با سیستم‌های مکانیزه کامپیوتری هزینه‌یابی حیاتی است و یک سیستم کدگذاری خوب باید از کدهای واضح بدون ابهام و متمایز تشکیل شده باشد تا بتواند تجزیه و تحلیل هزینه‌ها را برای تعیین دقیق هزینه‌ها به سرعت و با کمترین هزینه به صورت سیستماتیک ثبت کند.

اهداف کدینگ حسابداری

اهداف مهم کدنویسی را در زیر بررسی می‌کنیم.

• برای تسهیم اقلام مشابه هزینه‌ها بر اساس یک مبنای تسهیم مناسب.
• ثبت و حسابداری داده‌های هزینه و کنترل هزینه‌ها را سیستماتیک می‌کند.
• حسابداری بهای تمام شده کامپیوتری با کدگذاری حساب‌ها، آسان‌تر می‌شود.
• باعث کاهش کار دفتری در سازمان با تعداد حساب‌های زیاد می‌شود.
•  تخصیص خودکار، تخصیص و جذب هزینه‌ها به واحدهای هزینه یا مراکز هزینه مختلف را تسهیل می‌کند.

الزامات سیستم کدگذاری کارآمد

الزامات یک سیستم کدگذاری کارآمد به این ترتیب است.

• کدها باید تا حد امکان مختصر باشند، با در نظر گرفتن ضرورت جزئیات مورد نظر.
• تا آنجا که ممکن است، تمام کدها باید دارای طول یکسان باشند. این به کامپیوتری کردن هزینه‌ها و خطاها کمک می‌کند.
• کد باید جامع و منعطف باشد و باید بتواند موارد جدید را در خود جای دهد.
• برای به حداقل رساندن خطاها، کد باید دارای اعداد بررسی باشد تا سیستم کامپیوتری بتواند خطاهای کدگذاری را تشخیص دهد.
• اختیارات متمرکزی در نگهداری سیستم کدگذاری وجود دارد. هر فردی نباید اجازه داشته باشد که شماره کد را اختصاصی کند.
• کد باید منحصر به فرد و مشخص باشد. هر آیتم باید فقط یک عدد کد ممکن داشته باشد و باید از ساختار کد قابل شناسایی باشد.

مشاهده بیشتر: نرم افزار حسابداری

نحوه ایجاد یک سیستم کدینگ حسابداری

شماره گذاری نمودار حساب‌ها شامل تنظیم ساختار حساب‌های مورد استفاده و همچنین تخصیص کدهای خاص به حساب‌های مختلف دفتر کل است. سیستم شماره گذاری مورد استفاده برای روش‌های ذخیره و دستکاری اطلاعات مالی بسیار مهم است. اولین نوع شماره گذاری برای تعیین نمودار حساب‌ها شامل ساختار آن‌ها می‌شود. این طرح شماره حساب است و شامل اجزای زیر می‌شود.

کد بخش: این کد معمولاً یک کد دو رقمی است که یک بخش خاص شرکت را در یک شرکت چند بخشی مشخص می‌کند.. در صورت وجود بیش از ۹۹ شرکت تابعه، کد را می‌توان به سه رقم افزایش داد.

کد دپارتمان: این کد معمولا یک کد دو رقمی است که بخش خاصی را در یک شرکت، مانند بخش‌های حسابداری، مهندسی یا تولید، مشخص می‌کند.

کد حساب: این معمولاً یک کد سه رقمی است که خود حساب را توصیف می‌کند، مثل دارایی‌های ثابت، درآمد یا هزینه منابع.

به عنوان مثال، یک شرکت چند بخشی با چندین بخش در هر شرکت احتمالاً از شماره‌گذاری نمودار حساب‌ها به این صورت استفاده می‌کند: xx-xx-xxx

به عنوان مثالی دیگر، یک شرکت تک بخش با چندین بخش می‌تواند دو رقم اول را کنار بگذارد و در عوض از این طرح شماره گذاری استفاده کند: xx-xxx
به عنوان مثال آخر، یک کسب و کار کوچک‌تر بدون هیچ بخشی می‌تواند فقط از کد سه رقمی اختصاص داده شده به حساب‌های خود استفاده کند که عبارت است از: xxx

هنگامی که ساختار کدگذاری تنظیم شد، شماره گذاری حساب‌ها می‌تواند انجام شود. این کدگذاری، سه رقمی است که قبلاً به آن اشاره شد. یک شرکت می‌تواند از هر سیستم شماره گذاری که بخواهد استفاده کند. هیچ رویکرد اجباری وجود ندارد ولی با این حال، یک طرح کدگذاری رایج به این صورت است.

• دارایی، کدهای حساب ۱۰۰-۱۹۹
• بدهی‌ها، ۲۰۰-۲۹۹
• حساب‌های حقوق صاحبان سهام، ۳۰۰-۳۹۹
• درآمد، ۴۰۰-۴۹۹
• مخارج، ۵۰۰-۵۹۹

به عنوان مثال کاملی از طرح شماره‌گذاری قبلی، یک شرکت مادر، ۰۳ را به یکی از شرکت‌های تابعه، ۰۷ را به بخش مهندسی و ۵۵۰ را به هزینه سفر و تفریح اختصاص می‌دهد. این نمودار شماره حساب‌های به این صورت می‌شود: ۰۳-۰۷-۵۵۰

مشاهده بیشتر: نرم افزار خزانه داری

کدهای ترکیبی

بهتر است این مثال را در نظر بگیریم، یک شرکت سیستمی برای کدینگ حسابداری ابداع کرده است که در آن سه رقم اول ماهیت هزینه و سه رقم آخر مرکز هزینه یا واحد هزینه را نشان می‌دهد که به عنوان مثال، هزینه پرداخت می‌شود. اگر رقم اول ۱ باشد، سیستم به این معنی است که به مواد خام اشاره دارد و اگر عدد ۲ باشد نشان دهنده هزینه نیروی کار است.

شماره دوم و سوم مربوط به ۱ یعنی مواد خام، جزئیات نوع آن را ارائه می‌دهند، به عنوان مثال، اینکه آیا ماده اولیه جزء الکترونیکی (شماره ۴)، جزء مکانیکی (شماره ۱) مواد مصرفی (شماره ۲) یا بسته بندی (شماره ۳) است، به این صورت نمایش داده می‌شود.به این ترتیب شرح هزینه با کد ۱۴۶٫۷۲۹ باید به صورت زیر درک شود:

• از آنجایی که عدد اول ۱ است، هزینه به هزینه مواد اولیه اشاره دارد.
• عدد دوم ۴ است که نشان می‌دهد ماده اولیه یک جزء الکترونیکی است.
• سومین عدد ۶ است که به توضیحاتی اشاره دارد که طبق کدگذاری شرکت به دیودها اشاره دارد.
• سه عدد آخر جزئیات مرکز هزینه را ارائه می‌کنند، به عنوان مثال. شماره اول جزئیات محل کارخانه را ارائه می‌دهد، شماره دوم جزئیات بخش (ماشین کاری یا مونتاژ یا موارد دیگر) و شماره سوم نشان می‌دهد که هزینه مستقیم یا غیر مستقیم است.

مزایای سیستم کدینگ حسابداری

در زیر برخی از مزایای یک سیستم کدگذاری خوب را توضیح می‌دهیم که بتوانید به شکل بهتری از کدینگ حسابداری استفاده کنید.

• از آنجایی که کد در اکثر مواقع مختصرتر از توضیحات است، در زمان کار با سیستم‌ها به صورت دستی در زمان صرفه جویی می‌کند و در صورت کامپیوتری بودن سیستم، ظرفیت ذخیره سازی داده‌ها را کاهش می‌دهد.
• یک کد به کاهش ابهام کمک می‌کند. در صورتی که دو متخصص یک مورد را متفاوت درک کنند، یک کد به طور عینی به آن‌ها کمک می‌کند، تا مشکل برطرف شود.
• برخلاف توضیحات تفصیلی، یک کد؛ پردازش داده‌ها را در سیستم‌های کامپیوتری تسهیل می‌کند.

ویژگی های یک سیستم کدگذاری

• هر عددی که در کد استفاده می‌شود باید منحصر به فرد و مشخص باشد، یعنی باید به راحتی از ساختار کد شناسایی شود.
• انعطاف برای یک سیستم کدینگ خوب طراحی شده یک الزام مطلق است. شناسایی یک کد برای هر آیتم باید امکان پذیر باشد و سیستم کدگذاری باید بتواند برای گنجاندن موارد جدید منعطف باشد.
• کد باید مختصر و معنی دار باشد.
• نگهداری سیستم کدگذاری باید به صورت متمرکز کنترل شود. برای افراد نباید امکان افزودن مستقل کدهای جدید به سیستم کدگذاری موجود، وجود داشته باشد.
• سیستم‌های کدنویسی باید از طول یکسانی برخوردار باشند. این کار تشخیص خطاها را آسان‌تر می‌کند و به پردازش کامپیوتری داده‌ها کمک می‌کند.

روش‌های کدگذاری هزینه‌ها

روش‌های زیر در کدنویسی هزینه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد:

۱٫ روش شماره گذاری مستقیم

در این سیستم به هر اقلام هزینه یک عدد ثابت اختصاص می‌یابد. به این روش سیستم کدگذاری عددی هم می‌گویند.

به عنوان مثال:

• اجاره کارخانه ۲۱
• اجاره دفتر ۲۲
• اجاره دفتر فروش ۲۳ و…

۲٫ بلوک‌های شماره

تحت این روش به هر سر هزینه یک بلوک اعداد داده می‌شود. بلوک اعداد اختصاص داده شده به سرفصل‌های فرعی که باید در نظر گرفته شوند، بستگی دارد. این روش یک تغییر جزئی از سیستم شماره گذاری مستقیم است.

• استهلاک ۱ تا ۱۰۰
• بیمه ۱۰۱ تا ۲۰۰
• تعمیرات و نگهداری ۲۰۱ تا ۳۰۰

۳٫ روش حافظه

در این روش، از حروف الفبا به عنوان کد برای کمک به حافظه استفاده می‌شود.

مثلا:

• استهلاک، ساختمان‌های اداری، DOB
• استهلاک، ساختمان‌های کارخانه، DFB

۴٫ روش اعشاری

در این روش، کدهای عددی به مراکز مخارج و هزینه‌های مختلف تخصیص می‌یابد که به سر حساب‌های اصلی و جزئی طبقه بندی می‌شوند.
بخش تولید

مواد غیر مستقیم

• فروشگاه مواد مصرفی
• ضایعات پنبه
• روان کننده‌ها
• ابزار شل

کار غیر مستقیم

• دفتر زمان بندی
• امنیت
• کارکنان دفتری

هزینه‌های غیر مستقیم

• اجاره کارخانه
• استهلاک کارخانه و ماشین آلات
• بیمه ساختمان کارخانه

۵٫ روش فیلد با کدهای عددی

در این سیستم، هر شماره کد شامل ۹ رقم است. دو رقم اول نشان دهنده ماهیت متغیر یا ثابت هزینه است. سه رقم بعدی نشان دهنده سر هزینه، دو رقم بعدی برای تجزیه و تحلیل هزینه و دو رقم آخر نشان دهنده مرکز هزینه‌ای است که در آن هزینه‌ها انجام شده است.

برای مثال کد ۱۰/۱۰۰/۰۳/۰۵/ نشان دهنده موارد زیر است:

ثابت / کار تولید / حقوق ماهانه / ماشین آلات

۶٫ ترکیب نمادها و اعداد

در این روش، ترکیبی از نماد، الفبا و یک عدد برای نمایش یک کد استفاده می‌شود، به طور مثال:

• D1، ساختمان کارخانه استهلاک
• D2، ساختمان اداری استهلاک
• D3، کارخانه و ماشین آلات استهلاک
• D4، وسایل نقلیه استهلاک و…

در اینجا الفبا نشان دهنده سر اصلی هزینه و عدد نشان دهنده تجزیه و تحلیل هزینه است.

مشاهده بیشتر: نرم افزار انبار داری

جمع بندی

در این مقاله همه چیز در مورد کدینگ حسابداری را مورد بررسی قرار دادیم و به طور کامل توضیح دادیم که کدینگ حسابداری چیست و چه مزایایی دارد و چگونه می‌توان از آن استفاده کرد. برای طبقه بندی و مدیریت بهتر داده‌ها در حسابداری بهتر است که از کد گذاری اصولی استفاده شود تا تمامی داده‌ها به شکل دقیق و منظم در اختیار حسابداران یا مدیران قرار گیرد.